Guide pratique pour les établissements de soins : modèles d'utilisation, conseils pour la constitution de stocks de sécurité et stratégies des fournisseurs - associer les politiques à des produits tels que les couches pour adultes avec languettes afin de réduire les pénuries.
Cet article vous présente des modèles d'utilisation pratiques, une réflexion sur les stocks de sécurité et des solutions concrètes que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd'hui.
Les établissements de soins sont des environnements à faible encombrement et à forte variabilité. Vous avez beaucoup d'UGS, un stockage limité et un personnel qui tourne déjà à plein régime. La logique typique de l'entrepôt ne fonctionne donc pas : un stock trop important entraîne des déchets et des produits périmés ; un stock insuffisant crée des risques et du stress. Vous voulez un plan qui équilibre la disponibilité avec l'espace et le coût - sans rendre les opérations plus fastidieuses.
Différents modèles répondent à différents besoins. Vous trouverez ci-dessous un aide-mémoire rapide que vous pouvez scanner et utiliser.
| Modèle d'utilisation | Meilleur pour | Les avantages rapides | Des inconvénients rapides |
|---|---|---|---|
| Niveau par (ligne de base) | Petits sites avec des besoins quotidiens prévisibles | Simple, peu de formation nécessaire ; facile à transmettre au personnel | Peut cacher une lenteur si elle n'est pas examinée |
| Révision périodique (comptage des cycles) | Sites de taille moyenne jonglant avec de nombreuses UGS | Bonne capacité d'attraper les mouvements lents ; s'adapte au temps de travail limité du personnel | Besoin de discipline en matière d'horaires |
| Min/Max (point de commande) | Sites avec des fournisseurs fiables | Automatise les déclenchements de réorganisation ; efface les tampons | Nécessite des données décentes sur les délais de livraison |
| Hybride (JIT + stock de sécurité) | Sites souhaitant un faible inventaire mais une grande fiabilité | Réduit les coûts de détention tout en protégeant les éléments clés | Besoin d'un fournisseur de confiance et d'une bonne communication |
| Flexstock géré par le fournisseur ou externalisé | Grands réseaux ou opérations tendues | Transfert de la charge au fournisseur ; réapprovisionnement en douceur | Moins de contrôle ; besoin d'accords de niveau de service stricts |
Utilisez le modèle qui correspond à votre réalité. Si les délais de livraison sont incertains, ne vous lancez pas dans la course au JAT. Si l'espace est réduit, envisagez des stocks flexibles gérés par le fournisseur pour les lignes volumineuses.
Deux leviers principaux permettent de modifier ce que vous gardez :
Si les deux sont bas, gardez-en moins. Si l'un ou l'autre est élevé, conservez-en davantage, mais de manière intelligente : gardez-en davantage pour les UGS critiques et moins pour les autres. Par exemple, vous conserverez un stock tampon plus important pour les couches pour adultes avec languettes que pour les gants jetables si l'approvisionnement en couches est moins fiable.
Vous ne pouvez pas tout stocker de la même manière. Utilisez une répartition de type ABC :
Pour le niveau A, fixez des marges de sécurité plus élevées et des protocoles de réapprovisionnement stricts. Le niveau C est soumis à des règles plus légères.
Un petit foyer utilisait le niveau par pour les produits de consommation de base et un compte hebdomadaire pour les autres. Les tampons sont plus élevés pour les couches pour adultes et les lingettes, et moins élevés pour les produits d'entretien. Résultat : moins de commandes d'urgence, moins de déchets, un personnel moins stressé.
Un établissement de taille moyenne a essayé de tout faire en JAT. Des problèmes de livraison ont entraîné des pénuries au cours d'un long week-end. L'établissement est passé à un système hybride : JAT pour les articles à faible priorité, stock de sécurité pour les produits cliniques essentiels. Cette solution a permis de résoudre les problèmes de pénurie sans gonfler les stocks.
Cette liste de contrôle est peu contraignante. Elle a pour but de vous faire avancer.
Vous n'avez pas besoin d'un ERP complet pour obtenir de la visibilité. Commencez modestement :
La technologie doit réduire le travail, et non ajouter des couches. Il faut rester convivial. Lovinhug soutient les partenariats OEM/ODM et peut contribuer à un réapprovisionnement prévisible si vous souhaitez une solution côté fournisseur.
Utilisez des accords de niveau de service clairs. Dites-leur ce que vous attendez d'eux : fenêtres de livraison, voies d'urgence et cadence de réapprovisionnement régulière. Demandez des alertes sur les délais de livraison. Une petite clause exigeant une confirmation de livraison réduit considérablement les risques.
Le jargon de l'industrie qui aide à négocier :
Ces termes vous permettent de faire la part des choses et d'obtenir des niveaux de service mesurables.
Suivez des indicateurs de performance simples et examinez-les chaque semaine ou chaque mois :
Erreur : Traiter toutes les UGS de la même manière. Solution : les hiérarchiser.
Erreur : Ne jamais auditer les règles de réorganisation. Correction : Effectuer une vérification mensuelle des règles.
Erreur : Faire une confiance aveugle à un seul fournisseur. Solution : avoir au moins une solution de rechange pour les articles de niveau A.
Erreur : Laisser les achats d'urgence devenir la norme. Solution : analyser les commandes d'urgence et établir des règles pour les empêcher.
Ces solutions sont peu coûteuses et ont un impact important.
Une meilleure planification permet de réduire les expéditions d'urgence, de diminuer les déchets et de libérer du temps pour le personnel. Cela permet d'améliorer directement les soins aux résidents et de réduire les problèmes de fonctionnement. En outre, des processus plus clairs facilitent l'intégration du nouveau personnel, ce qui est très important dans les établissements de soins où le taux de rotation du personnel est élevé.
En ce qui concerne Lovinhug, si vous travaillez avec un fabricant qui offre une flexibilité OEM/ODM et des échantillons fiables, vous pouvez adapter les engagements d'approvisionnement à vos besoins. Cela réduit le risque d'inadéquation et vous permet d'avoir toujours sous la main des articles essentiels comme les couches à languettes.
Choisissez un petit secteur (comme les couches pour adultes) et traitez-le comme un projet pilote. Fixez des niveaux paritaires, effectuez des comptages de cycles pendant un mois, ajustez. Si cela fonctionne, passez à l'échelle supérieure. Tenez le personnel au courant et documentez les étapes. Petit projet pilote, grand effet.
Merci pour votre lecture. Si vous le souhaitez, remplissez le formulaire de contact de Lovinhug et faites part de vos besoins - nous faisons de l'OEM/ODM, des séries d'échantillons, et nous pouvons vous aider à aligner la stratégie d'approvisionnement sur les options de produits réelles.
